Neem zelf de touwtjes in handen. Geef aan dat je je wil voorbereiden en waarom je dit belangrijk vindt. Het is ook goed om je gesprekspartners er bewust van te maken dat er verschillende voorkeuren rond de tafel kunnen zitten. Niet iedereen voelt de behoefte om zich goed te kunnen voorbereiden. Of je extravert dan wel introvert bent, kan daarbij een rol spelen.

Actie

Heel praktisch als je geen informatie krijgt voor de vergaderingen waarvoor je bent uitgenodigd: Actie ondernemen zodat jou dit geen tweede keer overkomt. Uitzoeken wie de agenda bepaalt, vragen wat er van je verwacht wordt, aangeven dat je je wil voorbereiden en uitzoeken wie je die informatie kan geven. Het is aan jou om aan te geven dat je graag voorbereid naar een vergadering wil komen. De gemakkelijkste strategie is zelf een agendapunt bepalen.

Introvert/Extravert

Afhankelijk van hun voorkeuren bereiden mensen zich al dan niet graag voor. Zo willen eerder introverte mensen graag op voorhand een analyse kunnen maken en zullen eerder extraverte mensen liever in het moment zelf nadenken. Dat heeft te maken met verschillen in het brein. Het ene is niet beter dan het andere, maar zorgt wel vaak voor onbegrip en frustratie:

De introverte kan zich niet voorbereiden en is daardoor terughoudend in de meeting, de extraverte denkt daardoor dat de introverte niet betrokken is, terwijl dit uiteraard wel het geval is. De extraverte flapt er dingen uit en wil sparren in het moment wat door de introverte vaak als vreselijk tijdverlies en inefficiëntie wordt ervaren.

De eerste stap is bewustwording creëren dat er rond de vergadertafel verschillende voorkeuren zijn die stuk voor stuk waardevol zijn. Ze hebben allemaal hun eigen sterke punten en valkuilen. De volgende stap is bespreken wat er nodig is zodat elke persoon tot zijn recht kan komen, zodat ieders input kan meegenomen worden. Onze wereld is te complex om ons nog te kunnen permitteren niet alle stemmen rond de tafel te horen.

Sabotage

Als je informatie vraagt en die wordt je pertinent geweigerd dan is er iets anders aan de hand. Mogelijk is er sabotage aan de gang of kliekvorming. Er is dan iets mis met de dynamiek in het team, wat eerst onderzocht moet worden. Meestal wordt er echter niet moedwillig informatie achtergehouden. Men is er niet mee bezig of heeft het te druk met andere zaken. Aangeven wat jij wil en waarom dat belangrijk voor je is brengt je terug in de juiste positie. Als je merkt dat het moeilijk voor je is om te vragen wat je wil, dan heb je eerst nog een aantal aannames (bijvoorbeeld ik mag niet ingaan tegen iemand die hiërarchisch hogergeplaatst is, het lukt mij toch niet, …), om te buigen. Dat doe je best via coaching.

P.S.: Binnenkort zal het terug mogelijk zijn om je aan te melden voor het online programma “De kracht van sensitieve leiders”. Je kan je aanmelden op de wachtlijst via deze link, dan word je als eerste verwittigd. Je vindt de lijst onder aan de pagina als je de link volgt.